يتم تعينه من قبل الوكالات الحكومية حيث في بعض الدول يقوم القضاة بالإستماع إلى أنواع معينة من القضايا. وأكثر القضايا شيوعاً هي القضايا المتعلقة بالبلدية, قضايا الصلح, مخالفات السير, الجنح, قضايا المطالبات الصغيرة. وجلسات استماع قبل المحاكمة تشكل الجزء الأكبر من عمل هؤلاء القضاة. وضابط استماع الأقوال مسئول عن تدوين تلك الأقوال الذي يكون على شكل حوار يدور بين الطرفين ومن ثم يجهزها للقاضي حتى يسهل عليه العمل, ومعظم القضايا التي يتم تدوينها تفيد الوكالات الحكومية في إتخاذ القرارات.

يعمل القضاة, المحامين, وغيرهم من العاملين في القضاء في مكاتبهم الخاصة أو المكتبات القانونية, أما المحكمين والوسطاء وضابط إستماع الأقوال يعملون في مكاتب خاصة أو غرف الاجتماعات. كثيراً ما يسافرون لتسجيل أقوال العملاء وتدوينها, ويعملون بمستوى من 40 إلى 45 ساعة في الإسبوع ومع ذلك ساعات أطول قد تكون ضرورية عند عقد الجلسات.

يجب أن يكون حاصل على تدريبات خاصة ومحددة من قبل الوكالات الحكومية ويجب أن تستوفي معايير التدريب والخبرة والبعض يحصل على التدريب عن طريق التطوع في مراكز المجتمع.